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展會應急預案很重要,有效降低風險對展覽的影響

發布時間:2019-03-27  欄目:行業新聞  發布者:

一般來說展臺的建設是否順利進行,為了避免現場發生一些突發事件,工作人員有必要學習如何制定展會應急會議策劃預案。今天,鼎世中國來介紹了如何為您指定這個計劃。

建造這個展位并非一帆風順。經濟環境影響、市場發展變化、自然災害和人為災害等都可能影響招聘工作的順利進行。此外,這些風險的發生具有相當程度的不確定性和不可預測性,如自我因素、社會環境因素、突發危機因素等都會影響展臺建設的失敗。因此,展臺搭建工作與其他工作一樣,存在一定風險。如能事先做好應對招展風險的準備,分析風險對招展工作影響的具體原因,制定應急處置預案,從而采取切實的組織措施,就能有效降低風險對展覽的影響。

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展會應急預案會議策劃的制訂應急預案是在深入對導致展臺搭建失敗的不同因素進行分析后,通過對當時環境的有效評估并制訂的解決方案。若遇上展臺搭建失敗應急預案有以下幾方面內容:

針對社會環境因素,展覽制作工廠應隨時關注社會政治方面的形勢和動態,從思想上保持必要的應急準備。如何在第一時間針對可能出現的危機可能性進行分析評估;展覽制作工廠人才高素質的溝通團隊應對由社會環境層面引起的具體問題。制定應急宣傳方案及展臺搭建的調整方案,如展期延期舉辦、展商結構調整等。

針對展覽自身因素,展覽制作工廠要特別關注目標參展商針對展覽的信息反饋,及時排除招展隱患,化解可能惡化的危機因素。加強對展臺搭建項目可行性分析的再研究,找出不確定原因,提前進行預防,如對展館面積的租訂要適當,并爭取留有余地等。一旦展臺搭建出現難以挽回的情況,要盡早進行展覽的項目轉移處理,如與其他類似的展覽合并等。出現最嚴重的內部管理因素而導致無法按期舉辦展覽,要本著最大限度減少損失(經濟與信譽的損失)的原則,果斷處理,盡早宣布展覽改期、延期或停辦,并對相關后果進行彌補。

針對突發事件,在平幫相關展臺建設協議和合同中增加了“不可抗力”條款。為目標參展商購買相關保險。2003年的非典疫情是一場非常嚴重的自然災害和人為災害,會展業無疑受到了巨大影響。鑒于這種情況,大多數展覽工廠選擇暫停或推遲展覽的運營。他們補償了活動后在招聘和發展過程中有經濟關系的開發商,有效地控制了危機惡化帶來的展覽工廠的經濟和聲譽。

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